Privacyverklaring Geldfit Nederland

Versie 1.1 – laatste wijziging op 18 mei 2020

Jouw privacy vinden wij erg belangrijk. Daarom informeren we jou over onze privacyregeling. Wij zijn Stichting Geldfit Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder het nummer 76680592; wij handelen namens de Nederlandse Schuldhulproute. Als jij contact opneemt met ons voor het stellen van vragen of een andere reden, dan verwerken wij persoonsgegevens van jou. Geldfit is in dit kader de (verwerkings)verantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en gaat zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om, zoals je hieronder kunt lezen.

Per specifieke situatie willen we je graag vertellen hoe we persoonsgegevens verwerken. In het onderstaande overzicht kun je de voor jou relevante onderwerpen uitkiezen en bekijken. Onderaan de pagina vind je ook informatie over de rechten die jij hebt en hoe je deze kunt inzetten. Ook staan onze contactgegevens daar vermeld, voor het geval jij vragen hebt over hoe wij omgaan met jouw privacy.

Leeswijzer: Bij verwijzing naar natuurlijke personen (mannen of vrouwen) gebruiken wij voor het leesgemak telkens de mannelijke vorm (hij/hem/zijn).

1. Contact via telefoon of mail

Contact algemeen

Wanneer jij contact met ons opneemt verwerken wij jouw persoonsgegevens om het contact met jou af te handelen, inclusief eventueel vervolgcontact. De naleving van wettelijke verplichtingen kan hierbij een aanvullend doeleinde zijn, zoals bij wettelijke administratie- en bewaarplichten. Is er sprake van een geschil, dan is de afhandeling van geschillen een aanvullend doeleinde.

Telefoon

Als jij ons algemene nummer belt, word je doorverbonden met een medewerker van Geldfit. Deze medewerker zal jouw bericht of telefoongesprek voor afhandeling doorgeleiden naar de geschikte persoon. Degene die de telefoon aanneemt kan meestal het nummer zien waar jij vandaan belt. Onze medewerker kan aantekeningen bijhouden van het gesprek. Deze aantekeningen worden vastgelegd met als doel om jouw bericht of telefoongesprek af te handelen en worden net zo lang bewaard zo lang als dit nodig is voor dit doeleinde.

E-mail en online contactformulieren

Je kunt met ons contact opnemen via e-mail en online contactformulieren of buttons op onze websites. De websites van Geldfit beschikken over een contactformulier of een contactlink. Je kunt contact opnemen met Geldfit door te klikken op de link ‘Contact’ bovenaan een site. Er verschijnt dan een contactformulier die jij kan invullen en ons kunt toesturen. Deze contactformulieren verwerken in ieder geval jouw voornaam, achternaam, e-mailadres en andere informatie die jij aan ons verstrekt (bijvoorbeeld de gegevens die jij invult in het bericht die je naar ons stuurt). Deze gegevens zijn nodig om in ieder geval contact met jou te kunnen opnemen voor afhandeling van het contactverzoek.

2. Cookies

De websites van Geldfit maken gebruik van ‘cookies’. Sommige cookies zijn nodig om een site goed te laten functioneren en andere stellen ons in staat om het gebruik en de gebruikers van de site te analyseren met als doel de website te verbeteren. De cookies kunnen per website verschillen. Voor aanvullende informatie en om te zien welke cookies wij gebruiken per website, verwijzen wij naar ons cookiebeleid van de website die u bezoekt. Dit kunt u lezen in het Cookiestatement op de websites van Geldfit.

3. Sollicitatie

Wanneer jij reageert op een vacature via een website van Geldfit, een externe vacaturewebsite of een open sollicitatie naar ons hebt verstuurd, dan verwerken wij jouw persoonsgegevens. In dit kopje kun je lezen op welke wijze wij omgaan met de persoonsgegevens van sollicitanten.

Doeleinden sollicitatie

Geldfit verwerkt jouw persoonsgegevens om te bepalen of je geschikt bent voor de functie waarop jij hebt gesolliciteerd of een functie die open kan komen. Jouw persoonsgegevens kunnen in het kader van jouw sollicitatie voor de volgende doeleinden worden verwerkt:

  • Het beantwoorden van door jou gestelde vragen of het verstrekken van gevraagde informatie;
  • Het maken van een selectie van kandidaten om een sollicitatieprocedure mee te starten;
  • Het doorlopen van een sollicitatieprocedure (uitnodiging gesprek, kennismaking etc.);
  • Het uitvoeren van een social media onderzoek, wanneer dit onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure (dan informeren wij jou hierover in de vacaturetekst);
  • Het nagaan van referenties door contact op te nemen met referenten die jij actief aan ons hebt verstrekt;
  • Het doorlopen van de arbeidsvoorwaarden fase (voor tijdelijke of vaste aanstelling) met jou.

Voor deze doeleinden zullen wij enkel die persoonsgegevens verzamelen en verwerken die noodzakelijk en relevant zijn voor de uitvoering van de functie waarvoor jij hebt gesolliciteerd.

Grondslagen sollicitatie

De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben elk minimaal één rechtsgrond. Deze rechtsgronden zijn:

  • Gerechtvaardigd belang
    Wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken, dan kan dit noodzakelijk zijn voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Geldfit. Wij wegen zorgvuldig af welke persoonsgegevens hiervoor naadzakelijk zijn.
  • Wettelijke verplichting of uitvoeren van een overeenkomst
    Het nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst met als doel het kunnen sluiten van deze (arbeids)overeenkomst.
  • Toestemming
    Wanneer wij jouw persoonsgegevens op basis van een door jou verleende toestemming verwerken, dan heb je het recht om deze zonder reden weer in te trekken. Wij kunnen bijvoorbeeld om toestemming vragen om jouw persoonsgegevens langer te mogen bewaren voor mogelijke vacatures in de toekomst.
    Wij verwerken persoonsgegevens van sollicitanten rechtstreeks of via formulieren via onze websites. Geldfit verwerkt ook persoonsgegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of e-mail. De gegevens van sollicitanten die worden opgeslagen zijn in ieder geval de contactgegevens van de sollicitant (NAW gegevens, emailadres, geslacht, enz.), opleiding van de sollicitant (scholing, cursussen, enz.) arbeidsgeschiedenis (vroegere werkgevers, referenties, enz.) en andere informatie in jouw curriculum vitae of andere documenten of informatie die jij aan ons verstrekt (zoals jouw pasfoto wanneer opgenomen in curriculum vitae).

Bewaartermijn sollicitatie

Als jij solliciteert en daarmee jouw persoonsgegevens aan ons verstrekt, dan bewaren wij jouw persoonsgegevens zolang de sollicitatieprocedure loopt. Wanneer na beëindiging van de sollicitatieprocedure jouw sollicitatie niet heeft geleid tot een aanstelling bij ons, dan worden jouw persoonsgegevens in beginsel niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is voor de omschreven doeleinden. Behalve wanneer jij toestemming geeft om jouw persoonsgegevens langer op te slaan voor mogelijke vacatures in de toekomst. In dat geval stemmen wij met jou af hoe lang wij jouw persoonsgegevens mogen bewaren. In het geval van klachten of geschillen over het contact of de sollicitatieprocedure worden jouw persoonsgegevens bewaard gedurende de behandeling van deze klachten en geschillen. Wanneer vast staat dat een klacht of geschil is opgelost of is geëindigd, dan zullen de daarvoor bewaarde persoonsgegevens worden verwijderd.

4. Doeleinden

Verspreid door dit privacy statement worden per specifieke situatie al verschillende doeleinden genoemd voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Hieronder vindt je een opsomming van de verwerkingsdoeleinden:

  • afhandelen van contacten met betrokkenen inclusief eventueel vervolgcontact;
  • beantwoording van vragen en verhoging van kwaliteit en efficiëntie daarvan (bij vragen die al eerder gesteld zijn);
  • afhandeling van klachten, inclusief vervolgcontact (verzoeken om nadere informatie);
  • Het beantwoorden van door jou gestelde vragen of het verstrekken van gevraagde informatie;
  • Het op jouw verzoek doorsturen van een hulpvraag naar een gemeente of andere instantie;
  • naleving van wettelijke verplichtingen;
  • afhandelen van eventuele geschillen.

5. Grondslagen

Elke verwerking van persoonsgegevens moet gebaseerd zijn op een grondslag uit de Algemene verordening gegevensbescherming. Op welke grondslag Geldfit jouw persoonsgegevens verwerkt, verschilt per geval. Het verwerken van jouw persoonsgegevens om het contact met jou af te handelen kan worden gebaseerd worden op de uitvoering van een overeenkomst met jou, en op het gerechtvaardigd belang van Geldfit bij het afhandelen van contacten met betrokkenen in het kader van de goede bedrijfsvoering. De verwerking van aanmeldingen en het doorsturen van aanmeldingen berust op jouw toestemming. Deze toestemming mag je altijd weer intrekken, zonder dat je daarvoor een reden hoeft op te geven.

6. Toegang

De personen die vanuit hun functie en taken binnen Geldfit het contact met jou afhandelen en/of daarbij betrokken zijn, zullen daarvoor jouw gerelateerde persoonsgegevens verwerken. Zij ontvangen bijvoorbeeld het bericht, sturen deze door naar een collega voor beantwoording of overleg en/of reageren direct naar jou. Hoe en vanuit welke functie(s) dit alles plaatsvindt, is afhankelijk van de context, aard en het onderwerp van het contact.

Daarnaast hebben onze IT medewerkers en/of dienstverleners die de relevante IT systemen onderhouden incidenteel toegang tot de gegevens daarin. Deze medewerkers en/of dienstverleners krijgen uitsluitend toegang voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken en mogen de gegevens alleen verwerken als dit noodzakelijk is voor hun taken. Bovendien zijn deze medewerkers en/of dienstverleners contractueel gebonden aan geheimhouding.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw persoonsgegevens zo lang als dit nodig is voor de afhandeling van het contact, hulpvraag, sollicitatie en eventueel toepasselijke aanvullende doeleinden. Hoe lang dat is, verschilt per geval en is afhankelijk van de context. Hieronder vind je daar nadere informatie over.

Als jij contact met ons opneemt, worden jouw persoonsgegevens voornamelijk verwerkt per e-mail, ook de terugbelverzoeken bij telefonisch contact worden per e-mail intern vastgelegd. De medewerkers die deze e-mailboxen beheren kunnen e-mails verwijderen, indien het niet meer nodig is ze te bewaren. Indien het noodzakelijk is om bepaalde e-mails juist langer te bewaren, kunnen zij daar eveneens voor zorgen.

In beginsel bewaren wij de e-mails zo lang dat nodig is voor afhandeling van het contact. Een langere bewaartermijn kan nodig zijn omdat de afhandeling van bepaalde kwesties simpelweg langer duurt en/of omdat vervolgvragen te verwachten zijn. Daarnaast is het langer bewaren van gegevens vaak nodig bij juridische aangelegenheden, kwesties die relevant zijn voor belastingen, en onderhandeling of afhandeling van overeenkomsten. In dat soort gevallen houden wij ons aan de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen (belastingwet: 7 jaar).

8. Beveiliging van de persoonsgegevens

Geldfit heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om het verlies van persoonsgegeven of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Zo worden de (persoons)gegevens die jij invult op (contact)formulieren op websites van Geldfit tijdens de verzending versleuteld en vindt de verzending van persoonsgegevens via een beveiligde verbinding (https) plaats.

9. Aanvullende informatie over verstrekking en verwerking

Een door Geldfit ingeschakelde verwerker kan toegang hebben tot persoonsgegevens. Een verwerker is een dienstverlener die in het kader van zijn diensten voor Geldfit ook persoonsgegevens verwerkt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de dienstverlener die de hosting van deze website verzorgt. Verwerkers hebben een geheimhoudingsplicht en mogen jouw persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor hun dienstverlening aan ons.

Voor de rest geldt dat jouw persoonsgegevens zonder jouw toestemming niet aan andere partijen (ontvangers) worden verstrekt, behoudens in sommige gevallen wanneer het gaat om een sollicitatie, dan kunnen wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan een externe HR-organisatie die ondersteunende werkzaamheden verricht in een sollicitatieproces of een assessmentbureau wanneer een assessment onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure. Er is zonder jouw toestemming géén sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming en profilering plaats door Geldfit.

10. Kinderen

Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen van websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Onze websites kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen.

11. Privacy en jouw rechten

Jij hebt onder de Algemene verordening gegevensbescherming verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van jouw gegevens.

Hieronder vind je een overzicht van jouw rechten. Jij hebt het recht:

  • om informatie te verkrijgen over de verwerking van jouw persoonsgegevens en het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
  • indien je ons toestemming hebt gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens, het recht om de toestemming op ieder moment weer in te trekken;
  • voor zover je gegevens aan ons hebt verstrekt en wij die op basis van jouw toestemming of een overeenkomst met jou, geautomatiseerd verwerken; het recht om die persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en door machines leesbaar formaat. Je hebt daarbij het recht om die gegevens weer aan een andere partij over te dragen;
  • het recht om te verzoeken dat wij jouw persoonsgegevens corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn;
  • het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van jouw gegevens op de rechtsgrond van ons gerechtvaardigd belang (zie onder het kopje grondslagen). Dergelijk bezwaar moet je baseren op de met jouw specifieke situatie verband houdende redenen. Die zullen wij dan afwegen tegen onze gerechtvaardigde belangen;
  • als wij gelet op de omstandigheden gegevens niet meer mogen verwerken; het recht om te verzoeken dat wij jouw persoonsgegevens wissen. Dit kan bijvoorbeeld gelden wanneer jij een eerder gegeven toestemming intrekt.
  • het recht om te verzoeken dat wij onze verwerking van jouw persoonsgegevens beperken. Dit geldt uitsluitend indien (a) jouw gegevens mogelijk onjuist zijn, maar dit nog niet is gecontroleerd of gecorrigeerd; (b) de verwerking onrechtmatig is, maar jij niet wilt dat wij die gegevens wissen; (c) wij de gegevens niet meer nodig hebben voor ons doel, maar jij ze nog wel nodig hebt; (d) je bezwaar maakt op grond van bijzondere omstandigheden en het nog onduidelijk is of dit bezwaar terecht is, of niet; en
  • het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als jij van mening bent dat wij persoonsgegevens verwerken of verwerkt hebben in strijd met de privacyregelgeving. Dit gaat om de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG).

Voordat wij voldoen aan een verzoek ter uitvoering van jouw rechten, kunnen wij om aanvullende informatie vragen of anderszins de herkomst van het verzoek verifiëren. Dit is ter voorkoming van misbruik waarbij jouw gegevens in de verkeerde handen zouden kunnen vallen.

Je kunt verzoeken bij ons indienen via de onderstaande contactgegevens. Gelieve hierbij te vermelden hoe wij met jou contact kunnen opnemen, en zo duidelijk mogelijk te omschrijven waar het verzoek op ziet. Het verzoek mag je sturen naar privacy@geldfit.nl, zodat het zonder omwegen de juiste persoon bereikt. Wij zullen binnen de wettelijke termijn van een maand op het verzoek reageren.

Een uitgebreide uitleg over jouw privacy rechten vind je ook op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, onder het tabje ‘zelf doen’. Daar heb je ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen.

12. Contactgegevens

Voor privacy gerelateerde vragen kun je contact opnemen met: privacy@geldfit.nl.

Algemene contactgegevens
Stichting Geldfit Nederland
Flevoweg 13, Leiden
info@geldfit.nl
Telefoon: 085-111 9551

Deze privacyverklaring is opgesteld op 20 april 2020 en kan worden gewijzigd. De gewijzigde privacyverklaring zal op deze website worden gepubliceerd. Dat sprake is van een wijziging zal duidelijk kenbaar worden gemaakt.